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BOLETIM Nº 42/2020 - LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS

LGPD - LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS - ASPECTOS TRABALHISTAS

LGPD entrou em vigor no dia 18.09.2020 após decisão do Presidente República com a publicação da Lei n° 14.058/2020.

A ideia central da LGPD é a proteção dos direitos fundamentais, a liberdade e a privacidade, razão pela qual o ideal é que haja a implementação de condutas para tanto, devendo os empregadores se adaptarem as novas rotinas, implementando os procedimentos de controle necessários, independentemente de seu porte.

No mais, tem-se que a LGPD não se sobrepõe as leis trabalhistas já existentes, eis que indica tão somente procedimentos específicos para a guarda e repasse de informações pessoais. Em outras palavras, os documentos trabalhistas ainda devem ser mantidos, com suas devidas cautelas.

Requisitos para Tratamento de Dados de Menores de Idade.

 

Caso se trate de um menor de idade é importante que o tratamento dos dados seja realizado seguindo os seus melhores interesses, devendo ser buscado pela empresa contratante consentimento específico por, no mínimo, um dos pais ou responsável legal (artigo 14 da Lei n° 13.709/2018). Deve-se informar ainda, de forma clara e acessível, quais os tipos de dados coletados e a forma/finalidade para os quais serão utilizados.

Interessante destacar neste ponto que o empregador deverá realizar todos os esforços razoáveis para verificar que o consentimento foi dado efetivamente pelo responsável do menor, consideradas as tecnologias disponíveis.

Compartilhamento de Dados com Terceiros

 

Ainda que tenha conseguido o consentimento do titular dos dados, é imprescindível que em havendo a necessidade de compartilhamento destes com terceiros o titular seja novamente comunicado, obtendo-se novo consentimento específico para tanto, conforme determina o artigo 7°, § 5°, da Lei n° 13.709/2018.

Isto pode vir a ocorrer na seara trabalhista quando da concessão dos dados do empregado para contabilidades terceirizadas, planos de saúde, empresas de vale-refeição, etc.

  • No mais, o ideal é que sejam fiscalizados os protocolos de proteção instituídos por estes terceiros, pois com o advento da Lei n° 13.709/2018 cabe ao empregador a responsabilidade sobre estes dados.

 

Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD)

 

Orienta-se que a empresa mantenha um protocolo para a guarda e segurança dos dados pessoais de seus empregados e prestadores de serviço, o que pode vir a ser formalizado por meio do RIPD (Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais), nos termos do artigo 38 da Lei n° 13.709/2018.

 

Práticas na Fase Pré-contratual - Seleção de Candidatos

 

Este é um ponto extremamente debatido, que vem gerando controvérsia, eis que na prática quando as empresas recebem currículos com dados pessoais para seleção não se tem o costume de requisitar a assinatura de um termo específico com a autorização para manutenção de dados.

Diante disto, o ideal é que as empregadoras se restrinjam a requisitar informações efetivamente essenciais de seus candidatos e, quando for o caso, principalmente quando o intuito for manter uma base de dados (banco de currículos) para contratações futuras, que seja colhida a autorização específica deste.

No mais, deve-se restringir o acesso a estes dados não repassando-os a terceiros sem autorização expressa e específica do candidato.

 

Abaixo segue sugestão para autorização dos dados dos colaboradores onde autorizam a manutenção de seus dados pessoais para fins de administração interna da empresa, a qual deve ser adaptada caso necessário:

CLÁUSULA X - Tenho conhecimento e autorizo que meus dados pessoais sejam mantidos pela contratante para os fins deste contrato de trabalho, escrituração digital e cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária, o que perdurará mesmo após o vínculo trabalhista ser finalizado diante de eventual necessidade apresentação judicial ou administrativa por requisição de órgão fiscalizador.

CLÁUSULA X.1- O eventual compartilhamento dos meus dados pessoais com terceiros, com exceção das questões já autorizadas acima, fica condicionada a autorização expressa do contratado, sob pena de responsabilização em caso de uso indevido, diante da observância dos direitos instituídos no art. 18 da Lei n° 13.709/2018.
 

 

  • Para os empregados que já se encontram na empresa, o ideal é formular um termo específico de consentimento no que tange aos dados fornecidos que devem ser mantidos no registro da empresa.

 

MODELO - TERMO DE CONSENTIMENTO PARA TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS - LGPD

 

Através do presente instrumento, eu________________________________, inscrito (a) no CPF sob n°____________, aqui denominado (a) como TITULAR, venho por meio deste, autorizar que a empresa _______________________________, aqui denominada como CONTROLADORA, inscrita no CNPJ sob n° __________- ____, em razão do contrato de trabalho, disponha dos meus dados pessoais e dados pessoais sensíveis, de acordo com os artigos 7º e 11 da Lei nº 13.709/2018, conforme disposto neste termo:

 

Cláusula Primeira: Dados Pessoais

O Titular autoriza a Controladora a realizar o tratamento, ou seja, a utilizar os seguintes dados pessoais, para os fins que serão relacionados na cláusula segunda:

- Nome completo

- Data de nascimento;

- Número e imagem da Carteira de Identidade (RG);

- Número e imagem do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF);

- Número e imagem do Título de Eleitor;

- Número e imagem do Certificado de Reservista;

- Número e imagem da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) (quando necessário para a função contratada);

- Número e Imagem do cartão de vale transporte (quando utilizado pelo empregado);

- Número e imagem do Programa de Integração Social (PIS);

- CTPS física e/ou digital;

- Fotografia 3x4;

- Imagem da Certidão de Casamento ou Declaração de União Estável;

- Imagem do Diploma de _________ (Nível de instrução ou escolaridade);

- Endereço completo;

- Números de telefone, WhatsApp e endereços de e-mail;

- Banco, agência e número de contas bancárias;

- Nome de usuário e senha específicos para uso dos serviços da Controladora;

- Comunicação, verbal e escrita, mantida entre o Titular e o Controlador;

- Exames e atestados médicos, especialmente admissionais, periódicos, incluídos de retorno por afastamento superior a 30 dias em caso de doença, acidente ou parto, de mudança de função, demissionais e ainda aqueles que atestem doença ou acidente;

- Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, Carteira de vacinação dos menores de 7 anos, e atestado de matrícula e frequência escolar semestral dos maiores de 4 anos;

- __________________ (relacionar outros documentos específicos para a função, por exemplo: Documento de filiação a Sindicato; Número e Imagem da Carteira Profissional, etc.).

 

Cláusula Segunda: Finalidade do Tratamento dos Dados

O Titular autoriza que a Controladora utilize os dados pessoais e dados pessoais sensíveis listados neste termo para as seguintes finalidades:

- Permitir que a Controladora identifique e entre em contato com o titular, em razão do contrato de trabalho;

- Para cumprimento de obrigações decorrentes da legislação, principalmente trabalhista e previdenciária, incluindo o disposto em Acordo ou Convenção Coletiva da categoria da Controladora;

- Para procedimentos de admissão e execução do contrato de trabalho, inclusive após seu término;

- Para cumprimento, pela Controladora, de obrigações impostas por órgãos de fiscalização;

- Quando necessário para a executar um contrato, no qual seja parte o titular;

- A pedido do titular dos dados;

- Para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral;

- Para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiros;

- Para a tutela da saúde, exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária;

- Quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiros, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais;

- Para contratação de serviços de ____________________ (por exemplo: vale alimentação, com a Empresa XXXX, de modo que somente serão repassados para a empresa contratada os dados pessoais de identificação do titular);

- Permitir que a Controladora utilize esses dados para a contratação e prestação de serviços diversos dos inicialmente ajustados, desde que o Titular também demonstre interesse em contratar novos serviços.

Nota ECONET: Caso o empregador identifique hipótese não prevista acima, será necessário acrescentá-la nesta cláusula. Exemplos: fornecimento de dados pessoais do empregado para o fornecimento de plano de saúde e odontológico, vale alimentação, seguro de vida, plano de previdência privada, dentre outros.

Parágrafo Primeiro: Caso seja necessário o compartilhamento de dados com terceiros que não tenham sido relacionados nesse termo ou qualquer alteração contratual posterior, será ajustado novo termo de consentimento para este fim (§ 6º do artigo 8° e § 2° do artigo 9° da Lei n° 13.709/2018).

Parágrafo Segundo: Em caso de alteração na finalidade, que esteja em desacordo com o consentimento original, a Controladora deverá comunicar o Titular, que poderá revogar o consentimento, conforme previsto na cláusula sexta.

 

Cláusula Terceira - Compartilhamento de Dados

A Controladora fica autorizada a compartilhar os dados pessoais do Titular com outros agentes de tratamento de dados, caso seja necessário para as finalidades listadas neste instrumento, desde que, sejam respeitados os princípios da boa-fé, finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização e prestação de contas.

 

Cláusula Quarta - Responsabilidade pela Segurança dos Dados

A Controladora se responsabiliza por manter medidas de segurança, técnicas e administrativas suficientes a proteger os dados pessoais do Titular e à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), comunicando ao Titular, caso ocorra algum incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante, conforme artigo 48 da Lei nº 13.709/2020.

 

Cláusula Quinta - Término do Tratamento dos Dados

À Controladora, é permitido manter e utilizar os dados pessoais do Titular durante todo o período contratualmente firmado para as finalidades relacionadas nesse termo e ainda após o término da contratação para cumprimento de obrigação legal ou impostas por órgãos de fiscalização, nos termos do artigo 16 da Lei n° 13.709/2018.

 

Cláusula Sexta - Direito de Revogação do Consentimento

O Titular poderá revogar seu consentimento, a qualquer tempo, por e-mail ou por carta escrita, conforme o artigo 8°, § 5º, da Lei nº 13.709/2020.

O Titular fica ciente de que a Controladora poderá permanecer utilizando os dados para as seguintes finalidades:

- Para cumprimento de obrigações decorrentes da legislação trabalhista e previdenciária, incluindo o disposto em Acordo ou Convenção Coletiva da categoria da Controladora;

- Para procedimentos de admissão e execução do contrato de trabalho, inclusive após seu término;

- Para cumprimento, pela Controladora, de obrigações impostas por órgãos de fiscalização;

- Para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral;

- Para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiros;

- Para a tutela da saúde, exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária;

- Quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiros, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais.

 

Cláusula Sétima - Tempo de Permanência dos Dados Recolhidos

O titular fica ciente de que a Controladora deverá permanecer com os seus dados pelo período mínimo de guarda de documentos trabalhistas, previdenciários, bem como os relacionados à segurança e saúde no trabalho, mesmo após o encerramento do vínculo empregatício.

Cláusula Oitava - Vazamento de Dados ou Acessos Não Autorizados - Penalidades

As partes poderão entrar em acordo, quanto aos eventuais danos causados, caso exista o vazamento de dados pessoais ou acessos não autorizados, e caso não haja acordo, a Controladora tem ciência que estará sujeita às penalidades previstas no artigo 52 da Lei nº 13.709/2018:

 

Cidade, dia, mês e ano.

Assinatura:

________________________________________

Nome do Empregado (Titular)

______________________________________________

Nome do Empregador (Controlador)

 

 

 

 

Fonte: Econet Editora (texto condensado)