LEMBRETES E DICAS

Lembretes, dicas e cuidados importantes para sua empresa

 

"Prezados clientes, amigos e parceiros.
 

O Governo Instituiu o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital que, depois de totalmente implantado, deverá propiciar ao fisco, através do cruzamento de informações que abrangem todas as áreas operacionais de uma empresa e que são demonstradas em seus registros contábeis, um perfeito controle que pretende, em suma, evitar a sonegação fiscal.

 

Fazem parte desse sistema diversos programas, tais como EFD ICMS/IPI, EFD IRPJ, EFD CONTRIBUIÇÕES, EFD CONTÁBIL, NF-e, CF-e, CT-e, e-Social (Este com início previsto para 2014) Etc.

 

Dentro desse panorama, é fundamental que o envio de informações e da documentação gerada pela atividade empresarial nos chegue às mãos de forma correta e dentro dos prazos que nos permitam atender às exigências legais.

Visando minimizar os riscos e considerando alguns equívocos praticados na administração das empresas, que podem gerar graves consequências tanto para as empresas, quanto para seus sócios, procuradores e administradores, chegando até a constrição e perda de patrimônio pessoal, gostaríamos de lhes oferecer algumas dicas, evitando assim futuros aborrecimentos.

Vale lembrar que tais dicas são meros lembretes, expostos de forma bastante genérica, e que têm o intuito de melhor ajudá-los na sua administração, não nos responsabilizando por eventuais equívocos.

Em nosso sítio (www.contabilcarlos.com.br) postamos regularmente informações importantes para vocês empresários, sempre com a intenção de ajudá-los, tais como datas de vencimento para o pagamento de impostos, benefícios trabalhistas, novas exigências fiscais e demais assuntos que julgamos de interesse geral.

Para uma melhor explanação de eventuais dúvidas, pedimos que entrem em contato com um de nossos profissionais.

Antecipamos nossos votos de elevada estima e consideração, na expectativa de que nosso objetivo seja alcançado.

 

Organização Contábil Carlos.

   

Aos cuidados dos responsáveis pela empresa

 

Alertamos aos Senhores empregadores sobre a obrigatoriedade de manter atualizados os laudos técnicos exigidos pela legislação trabalhista, cumprindo-os à risca. Como exemplo citamos:

 

NR 05 (CIPA) – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (depende do CNAE da empresa);

NR 07 (PCMSO) – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional;

NR 09 (PPRA) – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;

NR 10 – Segurança em Instalações e Serviços de Eletricidade;

NR 15 – Atividades e Operações Insalubres;

LTCAT (PPP) - Perfil Profissiográfico Previdenciário. 

(Lembrando que é o médico do trabalho de empresas especializadas quem vai fornecer o laudo específico para cada empresa, inclusive no que diz respeito à existência ou não de condições insalubres ou de periculosidade).

 

OBRIGATORIEDADES

 

CADAN – Para quem possuir anúncio em fachada.

 

• Toda empresa que possuir placa, faixa ou anúncio próprio ou de terceiros em sua fachada deverá providenciar junto à Prefeitura o CADAN (Cadastro de Anúncio) seguindo a determinação da prefeitura do seu município quanto a fachada e m2 permitidos, pois sua falta ou irregularidade poderá acarretar uma elevada multa por placa, faixa ou anúncio, atualmente fixada em R$ 10.000,00.

 

• A veiculação de anúncios em veículos de transporte em geral deve ser precedida do pagamento da TFA – Taxa de Fiscalização de Anúncios, cujo valor é definido anualmente.

                

Obs.: Aconselhamos utilizarem a assessoria de empresas especializadas no assunto para    obediência das exigências legais.

 

CETESB – Para quem é Indústria, Comerciante ou Utilizem produtos químicos.

ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO – Obrigatoriamente para todas as empresas. Sua obtenção em São Paulo ficou facilitada recentemente, pois a nova regra permite que estabelecimentos com até 1.500 m2 possam tirar a licença definitiva sem apresentar o “Habite-se”, e aqueles com até 5.000 m2 poderão conseguir o Alvará com prazo de 02 anos para regularização.

TFA e TFE – A Taxa de Fiscalização de Anúncios e a Taxa de Fiscalização de Estabelecimento vencem no dia 10/07 de cada ano.

RADAR – Para quem importa e/ou exporta mercadorias.

Obs.: Lembramos que os serviços acima são executados por empresas terceirizadas contratadas pelo interessado, não fazendo parte das atribuições deste escritório. 

 

ECAD – A Lei dos Direitos Autorais é fiscalizada pelo ECAD. As Empresas que se utilizam de som ambiente em suas dependências (ao vivo, via rádio, televisão ou qualquer outro meio sonoro ou áudio-visual) devem recolher uma taxa mensal a esse Órgão (www.ecad.org.br), cujo valor é definido por levantamento efetuado por seus Fiscais. Matéria a respeito pode ser consultada em nosso site no Boletim datado de 23.11.2011.

LIXO – A disponibilização, acondicionamento e coleta de lixo é regulada pela Prefeitura de sua cidade. Consulte no “link” LIMPEZA URBANA as normas que devem ser obedecidas quanto a horários e formas de coleta envolvendo o lixo gerado por sua Empresa. As Infrações podem resultar em pesadas multas aplicadas aos responsáveis pelas irregularidades cometidas.  

 

ORIENTAÇÕES GERAIS

 

1 – Processamento de Dados: Manter em sua empresa o programa Windows original. Cuidado com e-mails falsos e programas piratas. Lembre-se: O computador de sua empresa deverá registrar única e tão somente operações a ela relacionadas. Registros pessoais ou de controles diversos à atividade fim da empresa devem ser totalmente evitados.

2 – Preservação de Dados: As empresas devem ter a preocupação em salvaguardar os dados e informes importantes das atividades desenvolvidas. Para isso é necessário que se faça um “back-up” diário dos arquivos gerados para que, em caso de pane no sistema, as informações possam ser devidamente recuperadas (Arquivos XML Entrada e Saída).

3 – Correio Eletrônico: As empresas que possuem e-mail favor nos informar, para podermos cadastrá-lo em nossa listagem de correio eletrônico.

4 – Código de Defesa do Consumidor: A Lei 12.291 de 20/07/2010 estipula a obrigatoriedade para todos os estabelecimentos comerciais e de prestação de serviços de manterem um exemplar do CDC - Código de Defesa do Consumidor (lei 8.078 de 11/09/1990) em sua empresa para consulta, em local visível e de fácil acesso. Na ausência, a penalidade prevista atualmente é de R$ 1.064,10.

5 – Certidões: Excetuados os pedidos de Certidões Negativas de Débitos Tributários expedidos pelos Órgãos Públicos Federal, Estadual e Municipal, os serviços envolvendo Cartórios e outros Órgãos são terceirizados e cobrados à parte, havendo a necessidade de solicitação com no mínimo 15 dias de antecedência

6 – Avisos: Alertamos para a obrigatoriedade de manterem afixadas em seu estabelecimento comercial, em local visível placas indicativas de acordo com o perfil da empresa, tais como:

 

• A Nota Fiscal é um direito seu e uma obrigação do comerciante. Peça a sua;
• É proibido fumar neste recinto. (Lei estadual 13.541 de 07/05/2009 e resolução SES/SJDS de 2009).
• Esta empresa é optante pelo Simples Nacional;
• Fone Procon 151;
• Dentre Outras.

 

7 – Informações ao Consumidor: Produtos para venda ao público expostos em vitrines, balcões, prateleiras, etc., devem ter seus preços obrigatoriamente a ele afixados de forma visível e legível ao consumidor. Os produtos de vestuário devem trazer a identificação do fabricante, bem como dados referentes à sua composição, tamanho, cuidados a serem observados na lavagem e manutenção, entre outros.

8 – Lei da Transparência: A Lei 12.741/2012, conhecida como “LEI DA TRANSPARÊNCIA”, entrou em vigor em 10.06.2013, porém só resultará em penalidades pelo seu não cumprimento a partir de 10.06.2014. Referida Lei determina a obrigação das empresas de informarem ao Consumidor, em seus documentos fiscais, o percentual da carga tributária incidente no preço da mercadoria vendida.

Obs.: Verifique e solicite ao seu Programador a inclusão, no seu sistema de emissão de NFe, CTe ou Cupom Fiscal, das informações exigidas no campo dos dados complementares.

9 – Guarda de Documentação: Livros e Documentos legais (Fiscais, Contábeis, Trabalhistas) devem ser preservados em local seguro por prazos que variam de acordo com sua finalidade. Consulte em nosso “site” no item “Ferramentas”, sub item “Documentos”, a relação dos diversos prazos de manutenção e guarda.

10 – Tabela de Vencimentos: Mensalmente, no final de cada mês, divulgamos em nosso “site” uma tabela com os vencimentos das Obrigações Financeiras e Acessórias vincendas no mês entrante. Para sua segurança, não deixe de consultá-la.

11 – Certificado Digital: Os certificados digitais têm prazo de validade. Após vencidos, perdem sua finalidade. Verifiquem e acompanhem para que sua renovação seja sempre feita em tempo hábil.

12 – DEC (Domicílio Tributário Eletrônico): De cadastramento obrigatório, é a ferramenta que a Fazenda Estadual utiliza para notificar os contribuintes sobre ocorrências envolvendo a empresa. Consulte em nosso “site” www.contabilcarlos.com.br o boletim de 23/05/2013 e esclareçam eventuais dúvidas sobre o assunto.

13 – DTE (Domicílio Tributário Eletrônico): A exemplo do DEC acima, é a ferramenta utilizada pela Receita Federal para notificar os contribuintes. Seu cadastramento entretanto não é obrigatório (pelo menos por enquanto), porém aconselhamos a todos para que efetuem o credenciamento. Também em nosso “site”, consultem o boletim de 04/09/2013 que traz explicações detalhadas a respeito.

14 – Simples Nacional (Tributação): Os percentuais de Tributação para empresas optante pelo Simples são definidos por faixas de faturamento constantes das tabelas dos anexos de I a V da Lei Complementar 139/2011 (Vide nosso Boletim de 23/11/2011). Orientamos os senhores Empresários para que acompanhem e comparem sempre seu volume de faturamento para evitar aumento nos seus custos.

 

DEPARTAMENTO PESSOAL

 

1 – Cartões de Ponto: Verificar diariamente os cartões de ponto dos empregados (para as empresas que possuem acima de dez funcionários é obrigatório o uso de cartões de ponto, livro de ponto ou os digitalizados, e as com menos funcionários, apesar de ser facultativo, sugerimos que adotem um destes modelos para não terem problemas com horas extras e outros adicionais). Os funcionários devem bater o cartão de ponto e/ou assinar o livro de ponto conforme o disposto no Contrato de Trabalho, pois caso esteja em desacordo, a empresa poderá ser autuada. As empresas que possuem sistema eletrônico de ponto devem se adequar à portaria 1.510/2009 que está vigente após várias prorrogações a partir de 02/04/2012 (conforme Portaria MTE 2686/11), e que dispõe sobre as características do equipamento a ser utilizado.   

 

2 – Dispensa: Quando da dispensa de um funcionário, favor nos ligar para verificar a data base da categoria ou se o mesmo está próximo de sua aposentadoria, pois um mês antes da data base acarretará multa no valor de um salário do funcionário, e no caso de aposentadoria a Convenção do Sindicato da Categoria pode prever algum tipo de tratamento diferenciado. Observar sempre as datas de pagamento: se o Aviso Prévio for indenizado, o pagamento das verbas será em até 10 (dez) dias contados do dia do aviso; se for cumprido, o pagamento será no dia subsequente ao seu término. Caso ambos coincidirem com sábado, domingo ou feriado, o pagamento deverá ser efetuado no dia útil imediatamente anterior.

 

Obs.: A multa prevista, caso ocorra atraso no recolhimento da GRRF (multa de 50% do FGTS) ou do depósito de verbas rescisórias é de 1 (hum) salário nominal do funcionário envolvido.

 

ATENÇÃO: Somente efetuamos prévias, holerites e cálculos de funcionários regularmente registrados.

 

 3 – Compensação: A empresa que possui funcionários trabalhando em regime de compensação semanal do horário de sábado, deve estar ciente de que, caso algum feriado recaia em um sábado, deverá liberá-los mais cedo durante a semana do feriado, isto é, no horário normal sem a compensação, ou pagar esse período adicional como hora extra no mínimo a 50%, com o respectivo reflexo no DSR, devendo ser observado o disposto em Acordo ou Convenção Coletiva da categoria.

 

O Acordo de prorrogação e compensação de horas trabalho, banco de horas, férias coletivas e PLR não esquecer que os mesmos devem ser feitos no sindicato e homologados no Ministério do Trabalho (Tudo tem um custo e o valor varia de acordo com o Sindicato envolvido), destacando que o PLR deverá ser acordado no sindicato com o Diretor da empresa.

 

4 – Registro: Os documentos relativos ao registro de novos funcionários deverão ser entregues à contabilidade juntamente com o livro de registro de empregados no máximo até o dia 20 (vinte) de cada mês, seguindo o procedimento e relatório de todos os documentos e informações necessárias, que estão disponíveis em nossa página (www.contabilcarlos.com.br), caso contrário devolveremos o que nos foi enviado, para não termos problemas com documentação do novo contratado.

 

• Em se tratando de registro do empregado, a empresa deverá fazê-lo no mesmo dia em que o funcionário for admitido na empresa, e somente após o exame médico admissional ter sido providenciado. Atenção especial para a opção sobre a prorrogação ou não do período de experiência no contrato de trabalho. Não esquecer que na dispensa é obrigatório o exame médico demissional.

Manter sempre disponível na empresa o Livro de Inspeção do Trabalho para apresentação ao Fisco quando solicitado (Esta exigência é dispensada para as empresas optantes do Simples Nacional).

Manter em local visível um Quadro de Avisos, no qual conste, observadas as características de cada empresa, Quadro de Horário, Escalas de Revezamento, Normas de Proteção aos Menores, etc.

Manter também placas e avisos de alerta sobre Segurança do Trabalho em locais que possam apresentar riscos ao trabalhador, bem como indicação dos locais providos de extintores e mangueiras de água contra incêndio.

O Departamento Pessoal deve ter sempre disponível um Estojo de 1ºs Socorros. Procure orientação médica para montar um “kit” que seja adequado ao atendimento de emergências relacionadas à sua atividade empresarial.

5 – Contribuições: Manter sempre em dia o pagamento da Contribuição Sindical dos empregados, Sindical Patronal, SEFIP (FGTS), GPS (no mínimo a parte referente à retenção efetuada dos funcionários), parcelamentos e DAS (este para não perder a condição do Simples Nacional).

• GPS: Toda guia da previdência social (GPS) deverá ser protocolada no sindicato da classe no prazo de até 10 dias após o pagamento e afixada no quadro do horário de trabalho.

6 – Normas Regulamentadoras: As empresas deverão manter obrigatoriamente todos os exames dos funcionários em dia (admissional, periódico, mudança de função e demissional), renovados anualmente, pois o valor da multa, atualmente, em caso de omissão, é de cerca de R$. 6.000,00 para cada infração (NR 05 / NR 07 / NR 09 / NR 10 / NR 15, etc.)

7 – Salário Maternidade: Desde 01/09/2003 o pagamento do salário maternidade (120 dias) é responsabilidade da empresa, sendo o valor do mesmo abatido na guia de GPS. As empresas que aderirem ao programa “Empresa Cidadã”, prevista na lei 11.770 de 09/09/2008 e regulamentada pelo decreto 7.052 de 23/12/2009, concederão às funcionárias gestantes licença maternidade de 180 dias. A concessão do benefício, pelo menos por enquanto, não é obrigatória e somente gozarão da dedução fiscal prevista em Lei aquelas que são optantes pelo Lucro Real.  

8 – Vale Transporte: O Vale Transporte dos funcionários deverá sempre ser adquirido com Nota Fiscal. A participação do funcionário está limitada a um desconto máximo de 6% sobre seu salário base, não podendo obviamente, esse desconto ultrapassar o valor efetivamente concedido.  Ainda sobre esse tema, a legislação não prevê seu pagamento em dinheiro, sob pena de o mesmo se caracterizar como salário in natura, com todos os encargos incidindo sobre seu valor.

Obs.: Para que o desconto seja efetuado em folha, favor comunicar ao Departamento Pessoal deste escritório de Contabilidade, pois o controle é de responsabilidade da empresa concedente do benefício.

 

9 – PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador): Programa que visa possibilitar ao trabalhador acesso a uma alimentação mais adequada às suas necessidades. Sua adoção apresenta algumas características próprias que devem ser observadas pelas empresas. Em nosso site, no Boletim datado de 13.11.2013,           divulgamos matéria com esclarecimentos sobre o assunto.

10 – Dissídio: A Empresa deverá ter sempre uma cópia do Acordo Coletivo vigente, renovado a cada ano, e que poderá ser solicitada a esta Contabilidade, para manter-se ciente e informada sobre  suas cláusulas e os direitos e obrigações dos empregados e do empregador.

11 – Cadastro: Caso a condição do funcionário sofra alguma alteração, tal como, salário, função, horário, residência, estado civil, nascimento de filhos, etc. avisar-nos antes de efetuarmos o fechamento da folha de pagamento.

12 – Estagiários: Antes da contratação de estagiários, menor aprendiz ou jovem cidadão, nosso departamento pessoal deverá ser consultado, pois para cada caso existe um perfil a ser obedecido, tais como idade, limite, horário, seguro de vida, etc.

13 – Terceirização: A terceirização de empresas vem acontecendo com muita frequência entre nossos clientes. Cuidado! advertimos que terceirizar atividade fim poderá ocasionar problemas futuros. Recomendamos a elaboração de um contrato de prestação de serviços sob orientação de um advogado tributarista.

14 – Cooperados: A contratação de cooperados ou cooperativas deverá ser analisada por um advogado trabalhista, pois no decorrer de atendimento a várias fiscalizações, verificou-se que o fisco caracterizou a relação empregatícia com data retroativa e aplicou as penalidades cabíveis a partir da data considerada.

15 – Férias: O Departamento Pessoal informa a cada 04 meses a posição dos períodos aquisitivos de férias. Sua programação e concessão de gozo é de única e total responsabilidade dos senhores clientes, não nos cabendo qualquer ônus provocado pela inobservância dos prazos legais que regulam a matéria. Sendo que:

 

• O funcionário deve ser avisado sobre a concessão com 30 dias de antecedência;
• O seu pagamento deve ser efetuado até 02 dias antes do início do gozo;
• Exceto em casos excepcionais devidamente comprovados, que permitem seu parcelamento em 02 períodos, um dos quais nunca inferior a 10 dias corridos, elas devem ser gozadas integralmente em um único período;
• Aos maiores de 50 anos e aos menores de 18 anos não é permitido o parcelamento acima;
• Caso ocorra o acúmulo de 02 períodos aquisitivos sem fruição, o funcionário atingido fará jus ao recebimento da remuneração em dobro referente ao 1º período.

16 – Salários e 13º: Os salários devem ser pagos mensalmente até o 5º dia útil do mês seguinte ao vencido.                                O 13º tem como base de cálculo o período trabalhado no ano (1/12 por mês trabalhado) e, via de regra, deve ser pago em 02 parcelas: uma até o dia 30 de novembro de cada ano, correspondendo a 50% (proporcional aos meses trabalhados) de sua remuneração, e o saldo até o dia 20 de dezembro. Caso o funcionário oficialize um pedido até o dia 31/01, a primeira parcela deverá ser paga juntamente com a remuneração das férias a ele concedidas no ano.

        

Atenção! Observar sempre eventuais condições mais benéficas concedidas nas Convenções e Dissídios Coletivos de cada categoria, alguns casos a primeira parcela deverá ser paga em Julho do ano corrente!

 

ATENÇÃO: A entrada em vigor do e-SOCIAL, prevista para 2014, deverá trazer profundas alterações nas rotinas e conteúdo de informações no atendimento às Obrigações Acessórias envolvendo toda área Trabalhista. Aguarda-se a publicação do Manual de Orientação com os esclarecimentos a respeito.

 

Obs.: Não fazemos planejamento e logística para aposentadoria.

 

DEPARTAMENTO FISCAL

 

1 – Idoneidade: A empresa deverá consultar junto ao fisco quanto à idoneidade fiscal de seus fornecedores, exemplo: SINTEGRA (www.fazenda.sp.gov.br), optante do Simples Nacional (www.receita.fazenda.gov.br /simplesnacional) e NF-e/DANFE (www.nfe.fazenda.gov.br), lembrando que este último item deverá ser consultado e impresso após até 07 dias para que seja concretizada a autenticidade digital,sendo essa uma obrigação do comprador e não do vendedor.

 

2 – Impostos: Todo imposto de cunho federal, quando o vencimento ocorrer em final de semana ou feriado deverá ser pago no último dia útil anterior (exemplos: SEFIP, PAES, PIS, COFINS, CSLL, IR, GPS, Imposto Sindical, DARF, etc.).

 

• Temos um programa para poder visualizar ou imprimir os DARF`S, GPS, folhas de pagamento, rescisões, GRF, férias, etc. Favor entrar em contato com nosso departamento fiscal e/ou pessoal para o mesmo poder ser enviado por e-mail. No caso do DAS (documento de arrecadação do simples), a emissão somente é possível pelo site da Receita Federal. (www.receita.fazenda.gov.br) com utilização de Senha de Acesso ou Certificado Digital.

 

Atenção! Pedimos que, quando a emissão de Documento de Arrecadação de tributos (DARF, GNRE, GARE, etc.) for efetuado pela própria Empresa, seja observado que o Código da arrecadação corresponda realmente ao tipo de tributo que está sendo recolhido, pois sua menção incorreta no campo próprio do documento irá provocar uma série de transtornos até ser regularizado, impedindo inclusive a emissão de Certidões Negativas. Esses Códigos são encontrados para consulta no “site” do Órgão Arrecadador correspondente. Na dúvida, procurem orientação junto ao nosso Departamento Fiscal e/ou Pessoal).

3 – Escrituração Fiscal: Desde janeiro/2005 na escrituração fiscal tem que constar os dados completos dos clientes, sendo assim, emitir as notas fiscais com todos os dados legíveis, inclusive CNPJ ou CPF.

4 – ICMS: Notas Fiscais emitidas com ICMS a menor, não poderá ser feito carta de correção e sim nota fiscal complementar. Nota Fiscal com ICMS a maior, o cliente deverá firmar declaração em papel timbrado atestando sobre o não aproveitamento do crédito excedente.

ATENÇÃO!!! O Regime de Substituição Tributária aplica-se tanto para as empresas do Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional. Seu Programador deve estar sempre atualizado com a legislação que o regula, principalmente no que diz respeito aos Protocolos e Convênios firmados entre os Estados, pois os mesmos determinam obrigações que devem ser seguidas pelos fornecedores e adquirentes em geral, e que vão influenciar na emissão das NF-e. Atenção especial deve ser dada para a atualização dos IVA’s (Índice de Valor Agregado), que devem ser aplicados às operações sujeitas à Substituição Tributária. Em um de nossos boletins (que podem ser consultados em nosso site em 03/11/2011) disponibilizamos uma cartilha com informações básicas sobre o assunto. Eventuais dúvidas devem ser solucionadas mediante contato com nosso Departamento Fiscal.

 

Obs.: Lembramos que a geração e emissão do documento de arrecadação do ICMS-ST (GNRE) é de responsabilidade da empresa (atividade operacional) e não do Escritório de Contabilidade.

 

5 – NFTS: É obrigação do tomador de serviços, quando estes forem prestados por empresa sediada neste Município não obrigada a emissão de NFS-e ou Cupom Fiscal Eletrônico, ou ainda localizada em outro Município, emitir a NFTS – Nota Fiscal Eletrônica do Tomador de Serviços. A legislação permite que essa emissão se dê até o dia 05 (cinco) do mês subseqüente ao do fato gerador, porém aconselhamos para que a providência seja tomada imediatamente após a realização dos serviços.

6 – NF-e: O enquadramento da obrigatoriedade de emissão da NF-e é determinado pelo CNAE da empresa. O Cronograma, iniciado em 10/2007, consulta no site da Secretaria da Fazenda www.capital.sp.gov.br. O arquivo da emissão deverá ser gerado em TXT e, acompanhado das respectivas DANFES, ser encaminhado pelas empresas a este escritório na primeira semana do mês subseqüente à sua emissão.

Toda venda, seja ela com ou sem cartão de crédito/débito, deverá, obrigatoriamente, ser acompanhada da emissão de cupom fiscal ou nota fiscal ao consumidor pessoa física ou jurídica. 

A emissão de NF, seja ela eletrônica ou não, deverá sempre preceder o processo de saída da mercadoria e obedecer o trâmite previsto no artigo 125, inciso i, do RICMS.

Os arquivos dos DANFE de entrada devem ser enviados em arquivo XML

7 – ECF - Emissor de Cupom Fiscal: É obrigatório para comércio varejista e/ou prestador de serviços para não contribuinte com faturamento anual acima de R$ 120.000,00.

ATENÇÃO: 1) O Limite de R$. 120.000,00 deverá ser alterado para:

                            

                              R$ 100.000,00 a partir de 01/01/2015, tendo por base o ano de 2014

                              R$.  80.000,00 a partir de 01/01/2016, tendo por base o ano de 2015

                              R$.  60.000,00 a partir de 01/01/2017, tendo por base o ano de 2016

                     

                     2) Está prevista a obrigatoriedade de substituição do Equipamento ECF pelo CFe-SAT a partir de 01/04/2014, porém o mesmo não foi ainda disponibilizado no mercado, pois aguarda homologação de fabricantes por parte da Fazenda Estadual.

8 – Tributação: A cobrança, em NF, de valores acessórios tais como frete, embalagem, desp. de correio, etc., mesmo que a título de reembolso, estará sujeita a tributação tanto Estadual como Federal.

Todo desconto condicional concedido não deverá ser destacado na nota fiscal e sim na duplicata; caso contrário, os impostos incidirão também sobre seu valor.

Emitiu nota fiscal de Venda ou Prestação de Serviços, atentar que haverá incidência de imposto a pagar

9 – SPED FISCAL: Lembramos que as informações prestadas só poderão ser retificadas sem autorização até o último dia útil do 3º mês subseqüente ao da apuração; após esse prazo, somente mediante autorização do Fisco.

10 – Retenção de Tributos: Havendo retenção de tributos (IR, ISS, INSS, PIS, COFINS, CSLL) quando do pagamento a terceiros, não esquecer de enviar ao Depto. Fiscal com a devida antecedência o documento de origem para emissão e envio do DARF correspondente para o respectivo recolhimento.

11 – Conferência de Dados: Antes do envio ao Departamento Fiscal, as notas de entrada devem ser rigorosamente conferidas principalmente quanto à Natureza da Operação, CFOP, CST, etc., pois caso haja incorreções, não teremos condições de detectá-las em tempo hábil, o que poderá provocar inconsistências no envio do SPED Fiscal. Atenção: O recebimento de documento fiscal irregular gera por parte do recebedor a chamada “Responsabilidade Solidária” em relação à irregularidade cometida pelo remetente.

12 – Cancelamento de NFe: O prazo a ser observado para o cancelamento de uma NF-e é de apenas 24 (vinte e quatro) horas a contar da sua autorização de uso. Ultrapassado esse período, e até o limite de 480 horas, sujeita-se à multa de 10% sobre o valor da operação, depois, somente com aprovação e autorização expedida pelo Posto Fiscal de vinculação.

13 – Remessa para Industrialização: A legislação prevê várias formas de procedimentos para este tipo de operação. Na dúvida, o Departamento Fiscal deverá ser consultado para orientar sobre a documentação a ser emitida, observada cada situação.

14 – ISS: Antes da Prestação de serviços à outro município, verificar sua legislação prevê obrigatoriedade de cadastramento prévio junto à prefeitura local (CEPOM) para evitar uma eventual bitributação.

15 – GIAS: O envio de dados incorretos pode provocar a necessidade de alteração das GIAS geradas e enviadas à Secretaria da Fazenda. Além de impedirem a emissão de Certidões Negativas, sua retificação estará sujeita à cobrança de um custo operacional adicional, e o mesmo poderá ocasionar uma eventual Fiscalização.

 

DEPARTAMENTO CONTÁBIL

 

1 – Inventário: Toda empresa, Comercial ou Industrial, deverá no final do ano (31/12) apurar estoque próprio ou de terceiros (no caso de beneficiamento), pois o seu controle é de responsabilidade interna da empresa e não da Contabilidade.

2 – Extratos/Comprovantes: Favor nos enviar até o dia 15 do mês subsequente ao da competência os extratos bancários, documentos e impostos pagos pela empresa para os devidos lançamentos contábeis.

3 – Descontos Bancários: Operações de Descontos com duplicatas / cheques, enviar-nos a relação das duplicatas/cheques que foram alvo de operação de desconto bancário. Não esquecer de nos enviar xerox de todos os contratos firmados envolvendo operações de financiamentos / empréstimos / leasing. 

4 – Sistema Eletrônico: Para efeitos de fisco da Secretaria da Fazenda, o uso de computador ou impressora é considerado sistema eletrônico; obrigatoriamente a empresa deverá ter em seus arquivos magnéticos o registro tipo 54 vinculado com 75 e o registro tipo 74 (inventário)e o tipo 90. obs.: procurar o programador do seu sistema para providenciar as adequações necessárias.

5 – Locação: As empresas que não possuem sede própria devem prestar atenção aos seus contratos de locação e respectivos recibos de aluguel, pois o locatário deve ser sempre a pessoa jurídica e não a física. Caso o imóvel seja próprio do sócio, deverá ser elaborado contrato de comodato tendo como Comodante o proprietário e como Comodatário a Pessoa Jurídica. Os recibos pagos com retenção de impostos devem ser encaminhados para esta Contabilidade imediatamente após seu pagamento para que seja providenciado o DARF de recolhimento obedecendo-se os prazos legais.

6 – Dimof: CUIDADO!!! Desde 01/2008 foi criado a DIMOF (IN RFB 811/2008), obrigando as instituições financeiras a informar semestralmente ao Banco Central os movimentos financeiros com os lançamentos mensais de créditos e débitos efetuados nas contas correntes e poupanças.

7 – Lucros: A distribuição de lucros somente poderá ser efetuada quando o balancete acusar um resultado positivo, estiver escriturado no Livro Diário e ser comprovada para o fisco através de recibo e efetivos comprovantes (Cheques, DOC ou TED) e deverá obedecer ao disposto no Contrato Social quanto à proporcionalidade ou não à participação dos sócios no Capital subscrito. Quanto ao Pró-Labore, deverá o mesmo ser pago ao sócio que efetivamente preste serviços à sociedade, seja ele aposentado ou não, sendo seu valor livremente definido entre os sócios.

8 – Empréstimos: Alertamos que a concessão de Empréstimos a sócios e empresas co-ligadas sujeitam-se à cobrança de juros conforme definido em Lei e devem ser precedidos da elaboração de um Contrato de Mútuo especificando prazo e forma de resgate para legitimar a operação.

9 – AIDF: As empresas que ainda não são obrigadas à emissão de Nota Fiscal eletrônica (NF-e) ou Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) - deverão enviar à Contabilidade, com prazo mínimo de 15 (quinze) dias, a solicitação de AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais) para a confecção de novos talões.

10 – DARFs: Solicitamos que o envio para esta Contabilidade dos DARF´s recolhidos, se dê imediatamente após o seu pagamento, para atendimento do prazo legal de entrega da DCTF/DACON (que a partir de 2010 passou a ser mensal).

• Não se esqueçam: No lucro real ou presumido, caso haja a opção em parcelar o IRPJ e a CSLL em 03 (três) quotas de no mínimo R$ 1.000,00 cada uma, incidirão juros na segunda e terceira quota; antes de pagar ligar para a Contabilidade para que os cálculos sejam efetuados e os DARFs emitidos corretamente.

11 – Informe de Rendimentos: A DECORE (Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos) só será fornecida com valores oficiais registrados em Livro Diário devidamente registrado ou Imposto de Renda da pessoa física interessada, com prévia autorização do CFC (Conselho Federal de Contabilidade).

12 – DMED: As empresas prestadoras de Serviços Médicos devem atentar para que nos recibos por elas emitidos constem corretamente os dados cadastrais tanto do prestador do serviço como do tomador, tais como CPF, Nome completo, tipo do atendimento prestado, etc.

A importância do contador no acompanhamento e registro fiel das atividades empresariais é sobejamente reconhecida e absolutamente imprescindível.

Suas responsabilidades, aumentadas ainda mais com a edição, pelo Conselho Federal de Contabilidade, da resolução 1.445/2013 (com entrada em vigor 01/01/2014 e que normatiza a Lei da Lavagem de Dinheiro). Exigem que suas relações com o empresariado sejam pautadas pela mais absoluta confiança e total Transparência.

 

ALGUMAS ORIENTAÇÕES PARA EVITAR CAIR NA MALHA FINA

 

Carnê-leão: Recolher o carnê-leão quando obrigatório (recebimento de rendimentos tributáveis de pessoas físicas e do exterior) – a falta do recolhimento do carnê-leão está sujeita à multa isolada de 50% do valor do carnê-leão não recolhido, mesmo que tenha incluído os rendimentos sujeitos ao carnê-leão na declaração de ajuste anual ou ainda que não tenha sido apurado imposto a pagar na declaração de ajuste. 

CPF: Não permitir que terceiros utilizem seu nome e CPF para aquisição de bens e direitos.

Conta bancária: Não permitir que terceiros utilizem em proveito próprio sua conta bancária para depósitos e/ou saques.

Lucro Imobiliário ou Bens Móveis: Caso a pessoa tenha mais de um imóvel, antes de vender, ligar para que o Contador possa analisar se haverá lucro, pois em alguns casos a operação poderá gerar um imposto de 15% sobre a diferença entre o valor da compra (corrigida) e o da venda e que é apurado pelo programa ¨Ganhos de Capital ¨ da Receita.

 

A Receita Federal possui um eficiente sistema informatizado de cruzamento de informações que incluem dados das seguintes declarações, entre outras:

CPMF: Declarações da Contribuição Provisória sobre Movimentação Financeira (até 12/2007)

DIMOB: Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias

DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

DOI: Declaração de Operações Imobiliárias

DBF: Declaração de Benefícios Fiscais

DECRED: Declaração de Operações com Cartão de Crédito

DIMOF: Declaração de informações sobre a movimentação financeira

DMED: Declaração de Serviços Médicos 

Eventuais dúvidas poderão ser esclarecidas de Segunda a Sexta-Feira, 08:00 às 12:00 e das 13:00 às 17:30 ou através de reuniões Pré agendadas ou pelos canais:

 

Fones: 2291-1818 / 2291-9185

E-mail: califacalifa@ig.com.br

 

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